从材料清单开始，而不是从下载文件夹开始
保留一份当前工作清单，列出负责受理机构要求的材料。在每一项旁边记录来源链接和准备使用的文件。区分“还没拿到文件”和“已有文件但需要复核”，两者都不能自动当作已满足要求。
一项材料需要多份文件时，将它们放在一起，并保持便于理解的顺序。例如学位证明和学期成绩可能属于同一项，但不必因此改写原件。需要合并上传时，以官方格式要求为准。
让文件名说清楚内容
采用简短、一致的命名方式，例如 passport-biodata-v2.pdf 或 admission-letter-v1.pdf。文件名应便于辨认，不必包含完整证件号码。日期只在能区分签发时间或新版本时使用。
保留原文件。如果为了门户上传而压缩或合并副本，请单独标明，避免不知不觉覆盖来源文件。“最终版”无法说明改了什么，版本号配上一句变更备注更有帮助。
添加文件前检查是否可读
打开实际文件，不要只看缩略图。检查相关页面是否齐全、方向是否正确、正常大小下能否看清。留意被裁掉的边缘、模糊的日期和反光遮挡。这是可读性检查，并非鉴定文件真伪。
制作上传副本前，确认接收机构要求的格式和大小。不能假定门户支持的格式与你的个人备份或 Solys 准备材料包相同。
明确版本和引用关系
文件更新后，记录每项清单当前使用的版本。仅替换文件夹中的最新文件，无法说明之前检查过哪个版本。在 Solys 中，报告和材料包会保留当时的引用，后续替换不会改写历史结果。
生成新材料包前，检查当前引用和仍然缺失的项目。附件数量只说明文件是否存在，不代表全部官方条件已经满足。导出后再打开材料包检查，并在自己掌控的位置保留一份独立备份。
用一次简短自查收尾
使用免费工具检查清单、可读性、命名、版本、来源和备份。打印尚未完成的事项，随着材料到齐逐步处理。需要确定该遵循哪些要求时，继续阅读官方来源核查指南。