Mit der Checkliste beginnen, nicht dem Download-Ordner
Führe eine Arbeitsliste der von der zuständigen Behörde verlangten Unterlagen. Notiere zu jedem Punkt die Quelle und die vorgesehene Datei. Unterscheide zwischen einem noch nicht vorliegenden Dokument und einer vorhandenen Datei, die du erst prüfen musst. Beides erfüllt nicht automatisch eine Anforderung.
Gehören mehrere Dateien zu einem Punkt, halte sie in einer verständlichen Reihenfolge zusammen. Abschlussurkunde und Semesterunterlagen können zu einem Punkt gehören, ohne dass du ihre Originale zusammenführen musst. Für Upload-Kopien gelten die offiziellen Formatvorgaben.
Aussagekräftige Dateinamen wählen
Nutze ein kurzes, einheitliches Muster wie passport-biodata-v2.pdf oder admission-letter-v1.pdf. Der Name soll den Inhalt erkennen lassen, ohne unnötige Ausweisnummern preiszugeben. Ergänze ein Datum nur, wenn es Ausstellungen oder Versionen sinnvoll unterscheidet.
Bewahre die Originaldatei auf. Benenne verkleinerte oder zusammengeführte Portal-Kopien gesondert, damit sie die Quelle nicht unbemerkt ersetzen. Die Bezeichnung ‚final‘ erklärt keine Änderung; eine Versionsnummer mit kurzer Notiz ist hilfreicher.
Lesbarkeit vor dem Anhängen prüfen
Öffne die Datei selbst, statt nur das Vorschaubild anzusehen. Prüfe, ob alle relevanten Seiten vorhanden, richtig ausgerichtet und in normaler Größe lesbar sind. Achte auf abgeschnittene Ränder, unscharfe Daten und Spiegelungen. Dies prüft die Lesbarkeit, nicht die Echtheit.
Prüfe Format- und Größenvorgaben der empfangenden Behörde, bevor du eine Upload-Kopie erstellst. Ein Portal muss nicht dasselbe Format unterstützen wie dein persönliches Archiv oder ein Solys-Vorbereitungspaket.
Versionen und Zuordnungen festhalten
Halte bei Änderungen fest, welche Version zu welchem Checklistenpunkt gehört. Eine neue Datei im Ordner zeigt nicht, welche Version früher geprüft wurde. Solys-Berichte und -Pakete bewahren ihre damaligen Zuordnungen; spätere Änderungen überschreiben sie nicht.
Prüfe vor einem neuen Paket die aktuellen Zuordnungen und offenen Punkte. Eine Dateianzahl zählt Anhänge, nicht erfüllte Behördenanforderungen. Öffne den Export zur Kontrolle und bewahre eine separate Sicherung an einem selbst kontrollierten Ort auf.
Mit einem kurzen Selbstcheck abschließen
Prüfe Checkliste, Lesbarkeit, Dateinamen, Versionen, Quellen und Sicherung mit dem kostenlosen Tool. Drucke offene Aufgaben aus und bearbeite sie, sobald weitere Unterlagen eintreffen. Der separate Quellenratgeber hilft dir zu klären, welchen Anweisungen du folgen musst.